Slik bytter du leverandør av tredjepartslogistikk nettbutikk

For en nettbutikk kan det være et stort steg og en tidkrevende jobb å sette vekk lageret til en tredjepartslogistikkleverandør (3PL). Andre ganger kan det være enda mer komplisert å bytte fra en 3PL til en annen. Hvis du allerede jobber med en 3PL vil du være kjent med med prosessene og kostnadene knyttet til outsourcing. Ofte kan det være nettopp disse punktene som er grunnen til at du ønsker å finne en ny partner for din nettbutikk. Alle 3PLer er forskjellige, og det er veldig viktig å kartlegge de interne prosessene knyttet til en ny 3PL før du gjør et bytte. Det er viktig å finne en 3PL som passer din nettbutikk, og som muliggjør dine vekstplaner og mål for kundetilfredshet.

Her hos 360 Logistics jobber vi med titalls kunder, med tusener av varelinjer. Vi har sterkt fokus på automasjon og strategiske samarbeid med underleverandører som f.eks Porterbuddy, som muliggjør våre kunders deltagelse i fremtidens e-handel. Flere av våre kunder kommer fra andre 3PLer som ikke har fokus på nettopp disse tingene.

I denne artikkelen ønsker vi å løfte frem det vi mener er det de mest kritiske punktene for en nettbutikk som vurderer å bytte 3PL og hvordan man best går frem for å bytte.

Når er det verdt å bytte 3PL?

De fleste nettbutikker har brukt mye tid og penger på å bygge opp systemer og rutiner med sin nåværende 3PL. Det gjør at man ofte tenker at et bytte blir tungvint. Men sannheten er at man som nettbutikk er avhengig av en en god 3PL for å kunne nå ønskede vekstplaner og sikre kundetilfredshet. Hvis man gjør et godt grunnarbeid kan et bytte være veldig overkommelig både tids- og kostnadsmessig.

Kjenner du deg igjen i noen av disse vurderingene knyttet til din nåværende 3PL-leverandør? 

  • Tjenestene fungerer OK nå, men ikke om vi vokser ytterligere 
  • Tjenesten er ikke helt optimale, men menneskene er trivelige
  • Vi har alt for mange andre ting som må prioriteres til at vi kan bytte 3PL nå
  • Vi har brukt for mye tid og penger på å komme i gang med nåværende leverandør
  • Vi ønsker ikke å lære et nytt system

Hver dag med feil 3PL er enda en dag med dårlige opplevelser for dine kunder, enda en dag med for høye kostnader knyttet til frakt, plukk og pakk, osv. Dagens e-handelsmarkedet er preget av svært høyt tempo og store forventninger til leveransetider. Å være hos en 3PL som ikke passer din nettbutikks behov, kan derfor føre til at din nettbutikk havner bakpå sammenlignet med deres konkurrenter. Passer din nåværende 3PL inn under en eller flere av de negative situasjonene under, bør dere sterkt vurdere en annen logistikkpartner for deres nettbutikk.

De roter til alt for mange ordre

Hvis dine nettbutikk kunder ofte er misfornøyd med leveringsopplevelsen, da har du uten tvil feil 3PL som leverandør.

Å sende ut rett varer til rett person er i bunn og grunn den viktigste oppgaven et nettbutikklager har. Alle 3PLer skal tilby sine kunder: Fart, presisjon og sikkerhet hele året uavhengig av sesong. Alle logistikkprosesser involverer mennesker, og da vil det alltid skje feil. Men slik feil bør holdes på promillenivå, uansett om det er en vanlig tirsdag i februar eller selveste black friday. Din nettbutikk sitt rykte står faktisk på spill.

360 Logistics tilbyr presisjonsgaranti til alle vår kunder. Og hvis vi gjør feil, så tar vi alltid regningen for å rette dette opp. Hvis feil ikke håndteres på rett måte, vil dere oppleve økning i arbeid knyttet til kundeservice eller i verste fall dårlige anmeldelser på Trustpilot, sosiale medier eller andre forum for nettbutikker. Dette kan igjen føre til en hemmet vekst eller synkende omsetning.

De utvikler ikke tjenestene eller systemene sine

Utviklingen innenfor e-handel og forventninger til kundeopplevelser vokser i rasende fart. Holder din 3PL følge?

Hvis din leverandør ikke har endret eller utviklet teknologiplattformen sin, driftsrutinene, tjenestetilbudet, investert i mer lagerautomasjon eller bedre lagerfasiliteter, så er de mest sannsynlig ganske fornøyd med at ting er som de alltid har vært. “Som det alltid har vært” er uten tvil en upassende holdning hvis man driver med logistikk for netthandel. Og vil gå på bekostning av nettbutikkens vekstmuligheter og presisjon. Det er en 3PL sitt ansvar å konstant forbedre og utvikle. Din leverandør skal følge med i markedet og finne løsninger som kan være med å optimalisere driften av din nettbutikk.

Dere har vokst fra 3PLen (eller har planer om å gjøre det)

360 Logistics får ofte henvendelser fra kunder som opplever at 3PLen ikke holder følge eller ikke kan håndtere et ønske om vekst. Hvis dere har en vekstrate som 3PLen sliter med å holde følge med, bør din nettbutikk se seg om etter andre alternativer. Vondt kan fort bli verre hvis dere er i en slik situasjon.

Har dere planer om å satse utenlands bør dere finne en 3PL som sikrer at din nettbutikk sømløst kan håndtere eksport til utlandet med automatisk eksport med DDP og PLT. Disse to tjenestene sørger for at sluttkunde får levert varene raskt, uten ekstra tollregninger og på et fornuftig kostnadsnivå.

Support på tjenesten er tungvint og tar tid

Har du problemer med å raskt få svar fra din 3PL? Dagens e-handelsmarked er preget av høyt tempo. Det skal ikke være nødvendig å måtte gå gjennom flere nivåer med support for å få svar på et enkelt spørsmål. Hos 360 Logistics har vi ansvarlige innenfor hvert virksomhetsområde som kan kontaktes direkte for å svare på dine spørsmål. Men viktigst av alt jobber vi hele tiden med rutiner, systemer og integrasjoner som gjør at ting flyter av seg selv.

Softwareløsnignene til 3PLen er vanskelige å jobbe med

Det norske 3PL-markedet er preget av standardiserte systemer. Men som så mye annet, er det hvordan man bruker systemene som teller. Det må mye tilpasning til for at et standardisert system skal fungere optimalt for alle interne prosesser og mot nettbutikkene sine egne systemer. Ikke alle 3PLer forstår dette og får dermed ikke brukt systemene til det fulle, eller bruker de på en måte som ikke er tilpasset logistikk for e-handel.

Hos 360 Logistics har vi brukt mange hundretalls timer på spesialutvikling av vår standardiserte løsning, noe som gjør den helt optimal for logistikk for netthandel. Samtidig har vi ivaretatt de kostnadseffektive løsningene som man får med et standardisert WMS (lagerstyringssystem). Hvis leverandøren din baserer seg på plukklister via mail, manuelle plukklister uten scanning av varer, og/eller har fullstendig egenutviklede løsninger, er det svært uheldig. Det finnes nok gode 3PLer i Norge til at man ikke trenger å jobbe på en slik manuell måte.

Prisingen står ikke i stil til tjenesten

Den billigste 3PLen er som regel ikke den beste. På den andre siden skal det være en soleklar merverdi for nettbutikken deres hvis dere velger den dyreste. Det er viktig å trekke frem at det er andre ting enn bare prisen på tjenesten eller synlige ting som innpakningsmetoder som gir en merverdi. Kvaliteten på systemer og hvordan de benyttes, kundeservice, tilgang til data, automasjonsgrad som f.eks sorteringsanlegg med registrering av vekt og dimensjon på utgående pakker, mulighet for spesialløsninger knyttet til det IT-tekniske, cut-off for utselde av ordre, ekspertise på eksport og ikke minst utvalg av tjenester fra underleverandører som last-mile frakt for nettbutikker er svært viktig.

3PL-kostnader kan ofte være uklare og forvirrende. Hos 360 Logistics har vi forenklet prismodellene og har ikke tilleggskostnader for support eller flytting av gods internt. Vi tar ikke betalt for småjobber som måtte oppstå underveis. Vi har fokus på det store bildet og leverer en kostnadseffektiv tjeneste med høy kvalitet for nettbutikker. Vi har også et bredt utvalg av frakt til markedsledende priser som tilbys våre kunder, og som kan tilbys videre til sluttkundene. På den måten får deres nettbutikk lojale kunder som alltid kommer tilbake.

Dette må du vurdere når du velger en ny 3PL

Mange faktorer spiller inn i vurderingen av om når det er riktig å bytte til en ny 3PL for din nettbutikk. For eksempel høysesonger eller kontraktslengde med eksisterende leverandør. Men det er aldri for tidlig å gjøre seg kjent med markedet, og da bør dere undersøke følgende.

Bruk tid på å finne ut hvilken type lager din nettbutikk har behov for

SLA og ansvar

Bruk tid på å sette deg inn i SLA-delen (Service Level Agreement) i avtalen. Her spiller åpningstider og cut-offtider størst rolle. Det blir vanskelig å tilby markedsledende last-mile frakt hvis 3PLen kun er oppe fra 8-16 på hverdager og er stengt på inneklemte dager. Og like viktig er SLA knyttet til varemottak. Det hjelper ikke om dere er mestre på markedsføring av nyheter, hvis 3PLen bruker en hel uke på å få varene inn i beholdning. Din nettbutikk bør også sette seg inn i hvordan den operative driften fungerer. Er det noe med deres varer eller ordresammensetning som må tas høyde for og som kan påvirke produksjonskapasiteten? Hos 360 Logistics kan vi motta en ordre helt frem til klokken 1700 og fortsatt klare levering samme kveld med Porterbuddy. Finn ut hva du har behov for og still kritiske spørsmål.

Vurdering av leverandørens teknologiplattform

En 3PL er i dagens e-handelsmarked så mye mer enn plukk, pakk og utsendelse. Kan 3PLen gi dere fornuftige rapporter knyttet til varelager, saldo, og leveringstider? Kan de tilby alt dere trenger av fraktløsninger? Har de allerede investert i teknologi og integrasjoner, eller er det kun lovnader om å gjøre dette hvis dere blir kunde? Hvilken lagerautomasjon har de investert i: Sorteringsanlegg, pakkemaskiner, skannere, rullebaner, plukkautomasjon? Disse punktene er viktig fordi de forteller dere noe om seriøsiteten til 3PLen og veldig mye om hvordan de vil håndtere vekst fremover.

Den menneskelige faktoren

Et lager kan være helt i toppsjiktet når det kommer til teknologi, men til syvende og sist er det mennesker som jobber der. Og en veldig viktig faktor er hvem som håndterer og implementerer en ny kunde. Hvis personen du har dialog med ikke har greie på detaljene i virksomheten, er det veldig liten sannsynlighet for at vedkommende klarer å fange opp din nettbutikk sine behov, eller klarer å forutse og løse problemer som måtte oppstå underveis.

Skal du bytte? Hva nå?

Planleggingen ved bytte av 3PL for din nettbutikk er helt kritisk for hvordan din kundeopplevelse vil bli. Derfor har vi en “best practice” liste som vi mener alle bør følge ved valg av logistikkleverandør for netthandelen.

Forbered alle databaser

Forhåpentligvis bytter din nettbutikk til en 3PL med sterk fokus på teknologi – det vil alltid innebære at varenes strekkoder skannes. Sørg for at alle artikler har rett strekkode i nettbutikken og at det ikke finnes duplikater blant strekkodene. Excel har en fin funksjon som enkelt oppdager slike duplikater. Benytt gjerne anledningen til å rydde opp i artikkelregisteret og slette utgåtte varer eller duplikater.

Hold kundene deres oppdatert

Uansett hvor godt man planlegger, vil det alltid være sjanse for forsinkelser som følge av uforutsette hendelser. Det siste man vil er at det skal påvirke nettbutikken sine kunder, men kundene har som regel bedre forståelse for forsinkelser hvis de har fått beskjed i forkant. Bruk gjerne skiftet som en mulighet for å markedsføre nettbutikken. Dere gjør tross alt en investering som vil føre til en bedre kundeopplevelse i fremtiden.

Informer leverandører i god tid

Informer alle leverandører skriftlig i god tid – spesielt de med lengre leveringstid. Følg opp med alle leverandørene og bekreft at de har fått den nye informasjonen senest en uke før byttet skjer.

Hvordan skal dere flytte varene?

Her har dere hovedsakelig to valg. Det avgjørende er kompleksiteten i vareutvalget og omløpshastigheten.

  1. Hvis du har anledning til å selge ut beholdningen hos nåværende 3PL og få nye varer til den nye leverandøren, er dette sterkt anbefalt. En implementering er tidkrevende og hvis du først har valgt å bytte leverandør, er det mest sannsynlig et element av manglende kontroll hos den gamle leverandøren. Dette ønsker dere ikke at den nye logistikkleverandøren skal måtte rydde opp i. Så fort lageret nærmer seg slutten, kan de resterende varene flyttes over.
  2. Send alle varene på en gang – dette krever en større grad av planlegging. Her bør dere forsikre dere om at leverandøren klarer å håndtere implementeringen over f.eks en helg, slik at kundene dine ikke opplever nedetid.

I begge alternativene er det viktig at den gamle leverandøren forstår den nye leverandøren sine behov og avslutter med stil overfor dere som kunde.

Innfasing av ny funksjonalitet og nye muligheter

Det kan ofte lønne seg å begynne på et basisnivå ved bytte av 3PL. Hvis du eksempelvis ikke har et fullstendig utvalg av frakttjenester tilgjengelig i nettbutikken og/eller har fullstendig automatisert eksport, kan det lønne seg å vente et par uker med innfasing av nye løsninger. Sørg for en dialog med din nye 3PL som sikrer at alle løsningene dere allerede har er på plass, og at dere har en tydelig plan på når de nye tjenestene skal fases inn. Desto flere nye ting på en gang, desto større sjanse er det for at noe går galt.

Konklusjon

Å bytte 3PL er en stor avgjørelse som potensielt kan føre til mye arbeid og endringer for dere som organisasjon. Det er viktig å gjøre et godt grunnarbeid og analysere tjenestene de forskjellige 3PLene tilbyr før man treffer et endelig valg.

Ta kontakt med oss for mer informasjon om hva vi kan gjøre for deres nettbutikk.

Ta kontakt med oss i dag for en prat om hva 360 Logistics kan gjøre for deres nettbutikk

Les mer om vårt samarbeid med Porterbuddy i Norges første logistikkhub for e-handel.

 

Scanning av strekkoder gir økt kontroll