360 logistics
Ta kontakt
Artikler

Slik bytter du til 3PL etter høysesongen

Lesetid
9 min
Publisert

Hvis lageret ikke holdt i høysesongen, er første kvartal et godt tidspunkt å vurdere et bytte. Da har du tallene fra toppen ferskt, og du har tid til å flytte før neste kampanje. Denne guiden viser hvordan du skiller en tung uke fra et varig problem, hva du bør kreve av neste lagerpartner og hvordan du flytter lageret uten stans i salget.

To lasteramper med porter på et lagerbygg

Tegnene på at lageret ikke holder

En høysesong presser alle lagre. Spørsmålet er ikke om det var travelt, men om lageret leverte det dere hadde avtalt. Se etter disse fem tegnene.

Forsinkelser. Ordre som kom inn før ordrefristen, ble ikke sendt samme dag. Sjekk hvor mange ordre som ble sendt senere enn avtalt, og hvor mange dager forsinkelsen varte.

Feilplukk og klager. Kundene fikk feil vare, feil antall eller manglende varer. Tell henvendelsene til kundeservice som handlet om feil i pakken. Sammenlign med samme periode året før.

Lagersaldo som ikke stemmer. Nettbutikken solgte varer som ikke fantes, eller viste varer som utsolgt selv om de lå på lageret. Det betyr at lagerets saldo og nettbutikkens saldo ikke var synkronisert.

Integrasjon som feiler. Ordre ble ikke overført til lageret, eller sporingsnummer kom ikke tilbake til kunden. Hver gang dette skjer, må noen hos dere følge opp manuelt.

Treg eller uklar kontakt. Du visste ikke hvem du skulle ringe, eller du fikk ikke svar mens problemet pågikk.

Tung uke eller varig problem?

En enkelt dag med forsinkelser rett etter Black Friday er ikke nødvendigvis en grunn til å bytte. Still disse tre spørsmålene:

  1. Varte problemet lenger enn toppen? Hvis forsinkelser og feil fortsatte i desember etter at volumet falt, er kapasiteten for lav også til vanlig.
  2. Fikk du en forklaring og en plan? Et lager som sier hva som gikk galt og hva det endrer, har kontroll. Et lager som ikke kan forklare avvikene, har det ikke.
  3. Har det skjedd før? Samme feil i to sesonger på rad er et mønster, ikke et unntak.

Svarer du ja på det første eller tredje spørsmålet, eller nei på det andre, bør du starte vurderingen nå.

Hva du bør kreve av neste lagerpartner

Be om svar på disse fem punktene skriftlig, og helst med tall. Et lager som ikke kan svare konkret, gir deg samme risiko neste høysesong.

Kapasitet i toppene. Spør hvor mange ordre lageret sendte på sin travleste dag i fjor. Spør hvordan de øker kapasiteten i november og desember: flere skift, flere folk eller automatisering. Be om å få vite hvor lang tid ordre ventet før de ble sendt på de travleste dagene.

Målt presisjon. Be om lagerets feilrate, og spør hva som telles. Måles presisjonen per ordre eller per ordrelinje? En ordre med tre varer har tre ordrelinjer. Feil per ordrelinje gir et lavere tall enn feil per ordre for samme lager.

Ordrefrist. Ordrefristen er klokkeslettet en ordre må være mottatt for å bli sendt samme dag. Spør om fristen gjelder alle dager lageret har åpent, også i høysesongen. Spør hva som skjer med ordre som kommer etter fristen.

Integrasjon mot nettbutikken. Spør om lageret har en ferdig integrasjon mot plattformen din, eller om den må bygges. Spør hvor ofte ordre, lagersaldo og sporing synkroniseres.

Kontaktperson. Du bør vite hvem du skal kontakte for hva. Spør hvem det er, hvordan du når vedkommende og hvem som tar over ved fravær.

Du kan se hvordan lager, plukk og pakk fungerer hos oss.

Lurer du på om en 3PL lønner seg? Les hva en 3PL koster sammenlignet med eget lager.

Bytteplanen steg for steg

Et bytte er tryggest å gjennomføre i perioder med lavere aktivitet. Viktigheten av dette avhenger naturligvis av omfanget på varebeholdningen. Planen er en stegvis bytteplan.

  1. Les oppsigelsestiden i dagens avtale. Oppsigelsestiden avgjør hvor tidlig du kan flytte uten dobbel lagerleie. Sjekk også hva avtalen sier om utlevering av varer og data når den avsluttes.
  2. Velg tidspunkt. Basert på punktet over og den kommende aktivitetsplanen, finn tidsrommet der et bytte er hensiktsmessig. Med mindre det er et begrenset antall varer, anbefaler vi sjelden å legge et flytt til høysesong.
  3. Rydd i artikkelregisteret. Hver vare må ha riktig og unik strekkode i nettbutikken. Fjern utgåtte varer og duplikater. Det nye lageret skanner varene ved mottak, og feil i strekkoder eller manglende informasjon på innkjøpsordre gjør at varemottaket i verste fall stopper opp, og i beste fall blir ineffektivt.
  4. Rydd i lagerbeholdningen. Vi anbefaler at du selger ut så mye som mulig av ukurante varer og varer som ikke passer inn det nye lagerets lagringsstrategi. I dag bruker de fleste 3PLer Autostore, og da bør varene passe inn i en kasse på 60x40x30 cm.
  5. Velg hvordan varene skal flyttes. Du har to valg:
  • Gradvis: Nye innkjøp, alternativt deler av beholdningen, sendes til det nye lageret, mens det gamle lageret selger ned beholdningen. Restlageret flyttes til slutt. Dette gir lavest risiko, men to lagre i en periode.
  • Alt på én gang: Hele lageret flyttes i ett transportløp, gjerne over en helg. Dette krever mer planlegging, men gir kortere periode med to lagre.
  1. Tell varene før og etter flytting. Be det gamle lageret om en varetelling før varene sendes. Det nye lageret teller ved mottak. Avvik mellom de to tellingene viser om det mangler varer.
  2. Koble nettbutikken til det nye lageret. Integrasjonen overfører ordre, lagersaldo og sporing. Vi anbefaler at du så tidlig som mulig setter opp integrasjonen mot 360 Logistics, slik at vi kan teste at alt overfører som det skal. Bruker du Shopify er dette en svært effektiv prosess, og med Shopify kan det gå så raskt som få dager fra avtalen er signert til nettbutikken er koblet til og første ordre er sendt.
  3. Bestem deg for fraktalternativer. Vi ser at et bredt fraktutvalg gir økt kundetilfredshet og kan bidra til å øke konverteringen. 360 Logistics tilbyr alt innen netthandelsfrakt.
  4. Send testordre. Legg inn noen ordre selv før du åpner for kundene. Sjekk at ordren kommer til lageret, at pakken blir riktig og at sporingen kommer tilbake til nettbutikken.
  5. Varsle leverandører og kunder. Gi alle leverandører den nye leveringsadressen skriftlig og i god tid. Hvis du venter kortere stopp i utsendelsene, si det til kundene på forhånd.

Slik foregår et bytte til 360 Logistics

Et bytte til oss følger planen over. Her er hva du kan vente deg av oss underveis.

Hvem du møter. Vi har en dedikert onboardingsansvarlig som hjelper deg gjennom alle stegene. Onboardingsprosessen hos oss er predefinert, og består av en standard oppgaveliste, slik at du som kunde får en sømløs opplevelse.

De første ukene. Onboardingsansvarlig loser deg gjennom de første ukene. Vi tar imot varene, skanner dem inn og legger dem i AutoStore-lageret. Lagerstyringen skjer i Ongoing WMS, som viser saldo og status i nær sanntid. Gradvis, når alle prosesser glir som forventet, overføres kundeansvaret til drift. Vi har team-ledere i hver avdeling, og som blir ditt kontaktpunkt på generelle henvendelser.

Shopify-koblingen. Shopify er integrasjonen flest av kundene våre bruker. Den aktiveres med noen få klikk. Koblingen gjør tre hovedting:

  • Ordre: Når kunden din bestiller, overføres ordren automatisk til lageret vårt.
  • Lagersaldo: Vi henter produktinformasjon fra Shopify, og sender lagerbeholdningen tilbake til Shopify. Du trenger ikke oppdatere to registre.
  • Sporing: Når pakken er sendt, oppdateres Shopify med antall leverte varer per ordrelinje og sporingsnummer.

Integrasjonen bruker Shopify REST Admin API. De fleste funksjonene kjører hvert 15. minutt. Les mer om hvordan Shopify kobles til lageret.

Presisjon og ordrefrist. Vi plukker med strekkodeskanning. Feilmarginen er under 0,1 prosent, målt som antall feil som vi er ansvarlige for delt på antall utgående ordre.

Vi jobber syv dager i uken, og stort sett døgnet rundt, slik at vi kan sikre deg lynraske leveranser.

Vil du vite hvordan et bytte ser ut for din butikk? Avtal en gjennomgang av byttet.

Vanlige spørsmål

Hvor lang tid tar det å bytte 3PL?

Selve oppkoblingen er den korteste delen. Hos 360 Logistics tar det typisk noen timer til et par dager fra avtalen er signert til nettbutikken er koblet til vårt system. Deretter kan ordre sendes ut raskt, avhengig av hvor mye varer som skal tas imot av oss og kvaliteten på leveransen.

Hva koster det å bytte lagerpartner?

Kostnaden består av tre/fire deler: transport av varene, nedpakking hos dagens lager, mottak av varer hos oss, og eventuelt involvering av eksterne konsulenter for integrasjon (det er vanligvis ikke nødvendig ved standard Shopify-oppsett). Vi tar ikke betalt for den administrative delen av onboardingen.

Kan man bytte i høysesong?

Det er mulig, men vi anbefaler det ikke. Et bytte gir alltid en periode med varetelling, mottak og testing. Den perioden bør ligge i en rolig uke med tid til planlegging.